Digitale Transformation der Holzbau Henz GmbH

Die Firma Holzbau Henz GmbH (henz.) beschäftigt 70 Mitarbeiter an einem Standort im südwestdeutschen Raum. Das Unternehmen konzentriert sich auf den Holzfertigbau, Modulbau und die eigene Generalplanung sowie Großprojekte, die in einem Partnernetzwerk realisiert werden. 

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Im Jahr 2018 startete henz. bereits ein Projekt, um die Digitalisierung anzugehen. Beraten von IT-Dienstleistern und Softwareanbietern entschied sich das Team rund um Christian Henz, das ECM System "DOCUframe" einzuführen. Ergänzt wurde das ECM von klassischen Microsoft-Tools, einem lokalen Server, physischer Telefonanlage und Software der Firma "Markus Friedrich Datentechnik" zur Kalkulation und Zeiterfassung.

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Nach der ECM-Einführung hat sich über die Jahre hinweg schnell gezeigt, dass ein solches System den Anforderungen nicht gewachsen ist. DocuFrame war langsam und träge, wenig intuitiv zu bedienen und dabei vergleichsweise teuer durch Wartungsverträge und wiederkehrende Hardwarekosten. 

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Für das Team war es nicht möglich, die Unternehmensprozesse in der Software abzubilden. Es mangelte an Flexibilität und es gab keine Schnittstellen, um einen Datenaustausch mit anderen Systemen zu ermöglichen. Hinzu kam, dass eine hohe Abhängigkeit vom Softwareanbieter bestand, da nur so Anpassungen im System gemacht werden konnten. Das dauerte lange und war teuer. 

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Gleichzeitig haben die Mitarbeiter hohe Anforderungen an Arbeitsgeschwindigkeit, Zuverlässigkeit und Benutzerfreundlichkeit. Reaktionsfreudige Oberflächen und einfach aufgebaute Menüs waren gefragt. Alle Tools sollten mobil erreichbar sein und untereinander automatisch Daten austauschen. Ebenfalls entstand der Wunsch, sich unabhängig von Softwareanbietern, IT-Dienstleistern, Wartungsverträgen und Servern zu positionieren.

Als das Unternehmen im Februar 2023 gerade wieder vor der Entscheidung stand, für hohe Beträge den lokalen Server auszutauschen, kamen Simon und Christian mit uns in Kontakt über das Netzwerk der 81fünf. 

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Schnell hat sich gezeigt, dass wir verstehen, wo das Team von henz. hin will und was die Anforderungen sind. Ebenso wichtig für den Start der Zusammenarbeit war, dass unsere Vorgehensweise und unser Ansatz zum Unternehmen passt. 

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Hier ist mir wichtig anzumerken, dass das Unternehmen drei Werkstudenten beschäftigt, die alle sehr digital-affin, agil und auffassungsstark sind. Es ist einer der wichtigsten Tipps, die du dir als Leser mitnehmen kannst: Wenn du die Digitalisierung meistern willst, brauchst du Personen im Unternehmen, die maßgeblich den Wandel tragen können. Das ist einerseits selbstverständlich die gesamte Unternehmensführung, die geschlossen hinter dem Projekt steht. Andererseits braucht es zwangsweise helle, schnelle und junge Köpfe, um das Wissen im Unternehmen kurzfristig aufzubauen, mittelfristig zu erhalten und zu vertiefen und langfristig auszubauen. Wie du diese Herausforderungen meisterst, erkläre ich im folgenden Abschnitt. 

Mit der Offenheit für alternative Lösungen und einem gehörigen Vertrauensvorschuss wurde Holzbau Henz einer unserer ersten Kunden. 

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Aus einer technischen Perspektive haben wir uns darauf beschränkt, ausschließlich cloud- und webbasierte Tools einzuführen, die allesamt über offene Schnittstellen verfügen. Ein wichtiges Entscheidungskriterium war ebenfalls die Zuverlässigkeit der Software und die Einfachheit der Oberfläche. 

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Ziel war es, Software einzuführen, die fehlerfrei funktioniert, einfach zu bedienen ist und durch offene Schnittstellen beliebig mit anderer Software verbunden werden kann.  

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Zu Beginn des Projektes lag ein großer Fokus darauf, das Unternehmen und die Menschen hinter henz. zu verstehen, ihre Prozesse zu analysieren und einen exakten Plan zur Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie zu definieren. Diese Vorbereitung verlief über den Sommer 2023, woraufhin im Oktober die ersten beiden Transformationswochen stattfanden. Zu den Transformationswochen kam das werkbank://digital-Team zur Holzbau Henz GmbH vor Ort. Es fanden Workshops zu der neuen Software und den neuen Prozessen statt und die Daten wurden aus dem alten System migriert.

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Ein weiterer wichtiger Tipp, den du dir als Leser mitnehmen kannst: Es geht bei Digitalisierung nicht um Software. Es geht um die Personen im Unternehmen, deren Arbeitsweisen und die Strukturen in denen sie arbeiten - mit dem Ziel Effizienz in die Prozesse und Digitalkompetenz in die Köpfe zu bekommen. Grundsätzlich ist jede Software brauchbar, die folgende drei Anforderungen erfüllt.

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1. cloud- und webbasiert. Kein Server, kein VPN, keine Installation notwendig. 
2. API. Offene, gut dokumentierte Schnittstellen (Rest API, Webhooks). Beliebiger, selbstbestimmter Datenaustausch mit anderer Software, nahezu ohne Kosten und Aufwand. 
3. Einfachheit. Reduktion auf das Wesentliche. Benutzer (Mitarbeiter) stehen im Zentrum. Den Großteil, von dem du glaubst, ihn zu brauchen, brauchst du nicht. 

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Gemeinsam haben wir im vierten Quartal 2023 die beiden ersten Phasen der Digitalen Transformation gemeistert. Es wurde DocuFrame ersetzt, eine digitale Infrastruktur für Holzbau Henz gebaut, ein Projektmanagement eingeführt, Kundendaten in einem CRM strukturiert und die Telefonanlage in die Cloud gebracht. Gleichzeitig wurde die Zeiterfassung und das Urlaubsmanagement neu gedacht und eine Lösung eingeführt, die über eine Schnittstelle direkt mit der Lohnbuchhaltung verbunden ist.

1. Verfügbarkeit. 100% aller Informationen und Dateien sind jederzeit und überall verfügbar. 
2. Unabhängigkeit & Zuverlässigkeit. Einwandfrei und reibungslos funktionierende Software. Ohne Wartungsverträge, ohne Abhängigkeiten von IT-Dienstleistern oder Software-Verkäufern.
3. Einfachheit. Intuitive und benutzerfreundliche Software, die einen spielerischen Umgang ermöglicht durch eine aufgeräumte und übersichtliche Oberfläche. 
4. Flexibilität. Einzelne Systeme sind einfach, zu geringen Kosten und schnell ausgetauscht, sollten sich die Anforderungen in den kommenden Jahren ändern. Ein so großer Aufwand, wie das Ersetzen eines ECMs wird nie wieder anfallen. 

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Nächste Schritte

In der aktuellen Projektphase (Phase III) werden die Themen Kalkulation, Materialwirtschaft, Buchhaltung, Abrechnung und Controlling analysiert, verschlankt und in neuen passenden Systemen abgebildet. So sollen erfasste Arbeitszeiten und Eingangsrechnungen mit kalkulierten Soll-Vorgaben für alle Projekte verglichen werden können - automatisiert und in Echtzeit. Auch für uns ein herausforderndes Themengebiet, wo kein Raum für Fehler ist. 

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6 Tipps zum Mitnehmen

1. Digitalisierung ist so lange schwer, wie man nicht damit beginnt.
2. Die Unternehmensführung muss geschlossen hinter einem Transformationsprojekt stehen.
3. Es braucht Menschen im Unternehmen, die Ressourcen in den Wandel investieren können, um bestmögliche Ergebnisse zu erreichen. Hast du diese Menschen nicht, stelle dir einen oder zwei Werkstudenten ein - je nach Unternehmensgröße.
4. Es gibt nie einen guten Zeitpunkt. Es ist immer viel los und gefühlt hat man nie ausreichend Zeit. Verpflichte dich zu Handeln, vertraue auf deine Partner und zieh es durch. Es ist nicht schwer, wenn das Richtige richtig gemacht wird. 
5. Vergiss zunächst die Software. Stelle deine Mitarbeiter und deine Prozesse ins Zentrum (Effizienz und Digitalkompetenz). 
6. Software ist trotzdem wichtig. Nicht verhandelbar sind folgende drei Punkte: 100% cloud- und webbasiert, Offene Schnittstellen, Einfachheit. 

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Danke

Wir möchten uns an dieser Stelle bei Daniel Kuhn für die Vermittlung und das entgegengebrachte Vertrauen bedanken! Unser Dank gilt auch Christian Henz und Simon Neyses und dem ganzen henz.-Team für den großen Vertrauensvorschuss und die herausragend gute Zusammenarbeit. 

Wir freuen uns auf die nächsten Projektbausteine und auf tolle Ergebnisse.